タスク管理アプリ『Notion』が業務改革の切り札になった中小企業の事例

企業背景

東京都内の PR・広報代行業 社員 12 名、売上 3.2 億円。複数のクライアント案件を同時進行していますが、「情報共有」と「納期管理」が課題でした。

この企業が 2023年10月から『Notion』を導入し、わずか 6ヶ月で業務生産性が 23% 向上しました。

導入前の問題点

情報散在

• クライアント情報：Excel（営業部のみ）
• 納期管理：Google カレンダー（複数人が混乱）
• チャットでの依頼：Slack（検索困難）
• ドキュメント：Google Drive（階層構造が複雑）

スタッフが「どこに何があるか」を把握するのに、平均 15分を消費していました。

属人化

各スタッフが「自分のやり方」を貫いており、案件の引き継ぎに 3～4時間を要していました。

Notion 導入の工夫

1. クライアント管理テンプレート

2. 案件進捗ボード

Kanban ボード形式で、各案件を「構想→進行中→完了」へドラッグ&ドロップで移動。進捗が一目瞭然。

3. スタッフ別タスク割り当て

Database でスタッフ名をタグ付けすると、個人ダッシュボードに自動反映。「今日のタスク」が明確に。

効果

定量的効果

• 情報検索時間: 平均 15分 → 2分（87% 削減）
• 案件引き継ぎ時間: 3～4時間 → 30分（88% 削減）
• 月間追加売上: 約 280万円（Notion 導入で人員効率向上により実現）

定性的効果

• スタッフの「情報共有に対する不安」が軽減
• 新人育成の期間が 2ヶ月短縮
• クライアント対応のスピードが向上

コスト

• Notion の月額費用: 月 12,000円（全スタッフ利用）
• 導入・運用サポート: 初期 50万円、月 3万円
• 年間コスト: 約 186万円

ROI: 月間 280万円の売上向上で、わずか 0.7ヶ月で回収。

課題と今後

課題: Notion のカスタマイズ依存

テンプレート作成や機能追加に、外部のコンサルタント（月 3万円）に頼っている状況。社内で完全に運用する人材を育成することが課題。

展望

2024年末までに、クライアント向けの「共有ページ」も Notion 上で展開する計画。透明性向上により、クライアント満足度向上を期待。